In een tijd waarin technologie voortdurend evolueert, is het belangrijk dat bedrijven meegaan met de veranderingen. Een van de gebieden waar digitalisering een groot verschil kan maken, is het beheer van personeelsdossiers. Personeelsdossiers bevatten cruciale informatie over werknemers en moeten op een efficiënte, veilige en toegankelijke manier worden beheerd. In dit artikel bespreken we drie belangrijke redenen waarom het digitaliseren van personeelsdossiers een absolute must is voor bedrijven.

1. Efficiëntie en tijdbesparing

Het beheren van personeelsdossiers in fysieke mappen kost niet alleen veel ruimte, maar ook tijd. Elke keer dat HR-medewerkers informatie nodig hebben uit een dossier, moeten ze zoeken in kasten vol papieren documenten. Dit proces is tijdrovend en inefficiënt, zeker wanneer er meerdere medewerkers tegelijkertijd toegang nodig hebben tot verschillende dossiers.

Met digitale personeelsdossiers wordt dit probleem direct opgelost. Alle documenten zijn slechts enkele klikken verwijderd en kunnen snel en eenvoudig worden opgezocht via zoekfuncties binnen het digitale systeem. Dit maakt het mogelijk om in een fractie van de tijd informatie te vinden die voorheen minuten of zelfs uren zou kosten om op te sporen. Ook is het mogelijk om meerdere medewerkers tegelijkertijd toegang te geven tot dezelfde bestanden, zonder dat er kopieën gemaakt hoeven te worden.

Voordelen van digitale personeelsdossiers op een rij:

  • Snelle toegang tot alle gegevens.
  • Geen lange zoektijden of het kwijtraken van fysieke documenten.
  • Mogelijkheid om meerdere gebruikers tegelijk toegang te geven.
  • Met de tijd die je bespaart door personeelsdossiers te digitaliseren, kunnen HR-medewerkers zich focussen op belangrijkere taken, zoals het ontwikkelen van werknemers of het verbeteren van bedrijfsprocessen.

2. Veiligheid en naleving van wetgeving

Een ander belangrijk aspect van personeelsdossiers is het waarborgen van de veiligheid en het voldoen aan wet- en regelgeving. In Nederland vallen personeelsdossiers onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat bedrijven verantwoordelijk zijn voor de bescherming van persoonlijke informatie en ervoor moeten zorgen dat deze niet in verkeerde handen valt.

Fysieke dossiers zijn kwetsbaar. Ze kunnen kwijtraken, beschadigd raken door brand of water, of ongeautoriseerd ingezien worden. Een goede digitale oplossing biedt daarentegen veel meer controle over de beveiliging van de informatie. Personeelsdossiers kunnen bijvoorbeeld worden versleuteld en voorzien van verschillende toegangsrechten, zodat alleen bevoegde personen toegang hebben tot bepaalde gegevens. Bovendien kunnen wijzigingen in de dossiers worden gelogd, zodat er altijd een overzicht is van wie welke informatie heeft bekeken of gewijzigd.

De voordelen van digitale beveiliging zijn onder andere:

  • Bescherming tegen gegevensdiefstal en ongeoorloofde toegang.
  • Automatische back-ups en herstelopties bij rampen.
  • Naleving van de AVG door strikte toegangscontrole en logging van activiteiten.

Door je personeelsdossiers te digitaliseren, zorg je ervoor dat je bedrijf voldoet aan de geldende wetgeving en bescherm je de privacy van je medewerkers. Dit verlaagt niet alleen het risico op datalekken, maar versterkt ook het vertrouwen binnen de organisatie.

3. Toegankelijkheid en flexibiliteit

In een steeds meer gedigitaliseerde wereld wordt het belang van flexibel werken steeds groter. Medewerkers werken vaker op afstand of vanuit verschillende locaties, en daar moet het personeelsdossierbeheer op zijn afgestemd. Fysieke dossiers beperken de toegankelijkheid tot één locatie, waardoor werknemers altijd naar kantoor moeten komen om gegevens te kunnen inzien of bewerken. Dit is niet meer van deze tijd.

Digitale personeelsdossiers zijn daarentegen toegankelijk vanaf elke locatie en op elk apparaat, zolang er maar een beveiligde internetverbinding is. Dit betekent dat HR-medewerkers, leidinggevenden en zelfs de werknemers zelf eenvoudig toegang kunnen krijgen tot hun gegevens wanneer dat nodig is, zonder gebonden te zijn aan vaste kantooruren of een fysieke locatie.

Dit biedt niet alleen meer flexibiliteit, maar ook een verbeterde service voor medewerkers. Ze kunnen bijvoorbeeld zelf eenvoudig hun adresgegevens updaten of hun verlof aanvragen, zonder dat ze daarvoor persoonlijk naar de HR-afdeling hoeven te gaan. Voor bedrijven met meerdere vestigingen is dit vooral een uitkomst, omdat personeelsgegevens nu centraal beschikbaar zijn voor iedereen binnen de organisatie.

Extra voordelen van toegankelijkheid zijn:

  • Flexibiliteit voor medewerkers en HR-afdelingen.
  • Mogelijkheid voor werken op afstand zonder beperkingen.
  • Altijd up-to-date informatie beschikbaar, waar en wanneer dan ook.

Door te kiezen voor digitale personeelsdossiers, geef je je medewerkers de vrijheid en de flexibiliteit die ze in de moderne werkwereld nodig hebben.

Een praktische stap: dossiers laten digitaliseren

Het digitaliseren van personeelsdossiers is geen eenvoudige taak, zeker niet als je dit intern probeert te regelen zonder de juiste expertise. Gelukkig zijn er bedrijven die gespecialiseerd zijn in het digitaliseren van dossiers, zoals View documentbeheer. Door je dossiers te laten digitaliseren door View documentbeheer, weet je zeker dat het proces soepel en professioneel verloopt, en dat je personeelsonderdelen snel en veilig gedigitaliseerd worden.